Invoice Maker - Easy Invoice

Analüüsis AppCompare

Kui mul on vaja väikese tööotsa eest kiiresti korralik arve saata, ei taha ma tavaliselt avada keerukat raamatupidamisprogrammi ega istuda arvuti taga. Just sellises olukorras proovisin Invoice Maker - Easy Invoice rakendust. See on Androidi ärirakendus, mille mõte on lihtne: koostada telefonis arveid, hinnapakkumisi ja kviitungeid ning saada need kliendini ilma liigse seadistamiseta.

Minu jaoks on selle suurim väärtus töövoo kiirus. Rakendus ei püüa asendada tervet raamatupidamissüsteemi, vaid keskendub dokumendi loomisele hetkel, kui töö on tehtud, klient ootab summat ja mul ei ole soovi hiljem kõike mälu järgi kokku panna. Kui töötad üksinda, teed väikseid tellimusi või vajad liikvel olles lihtsat müügidokumenti, on see lähenemine üsna praktiline.

Kuidas arve sünnib algusest kuni kliendini

Kui arve koostamise etapid on paigas, mõtlen enne alustamist läbi ka selle, kes tegelikult sisestab ja kontrollib kliendi ning töö andmeid. Jagatud telefon võib olla kodus või väikeses ettevõttes mugav, kuid arve sisu eest vastutab ikkagi see, kes dokumendi välja annab. Järgmisena tasub vaadata, kuidas hoida sellises olukorras töö ja isiklik kasutus selgelt lahus.

Alustan olukorrast, kus töö on just lõppenud

Hea näide on väike teenus: parandustöö, konsultatsioon, kodune hooldus või disainitöö, mille eest tuleb kliendile kohe arve esitada. Tavaliselt on vajalik info mul telefonis olemas, kuid tööpäeva lõpus ei viitsi ma hakata arvutis uut dokumenti vormistama. Invoice Maker - Easy Invoice sobib sellesse hetke, sest kogu tegevus algab otse nutiseadmest.

Esimesena tasub enda jaoks valmis mõelda, millist dokumenti parasjagu vaja on. Kui klient alles kaalub tellimust, on mõistlik alustada hinnangust ehk pakkumisest. Kui töö on kinnitatud, võib koostada arve. Kviitung on kasulik siis, kui makse on juba tehtud ja kliendile on vaja anda kirjalik kinnitus. Selline eristus aitab vältida olukorda, kus saadad kliendile kogemata arve asemel dokumendi, mis ei vasta tegelikule etapile.

Rakenduse kasutamisel meeldib mulle see, et töö ei eelda kontorilauda. Ekraanil sisestatav info peaks siiski olema enne läbi mõeldud: kes ostab, mida müüdi, kui palju see maksab ja millised maksetingimused kehtivad. Telefon muudab loomise mugavaks, kuid väikesel ekraanil on ka lihtsam mõni rida või number kogemata vahele jätta.

Dokumendi koostamine on kõige olulisem tööetapp

Arve loomisel liigun loogiliselt müüja ja kliendi andmete, teenuse või toote kirjelduse ning summa juurde. Siin ei tasu piirduda liiga üldise tekstiga. Näiteks “töö” ei ütle kliendile palju, samas kui “köögikapi hinge vahetus ja reguleerimine” teeb dokumendi arusaadavaks ka hiljem, kui arve tuleb üles otsida.

Tasub enne valimist lugeda

---

Xiaomi ilmarakendus aitab päeva planeerida, kuid kogukonda ei loo

PLAYit leiab telefonist peaaegu iga video, kuid mugavusel on hind

TikTok Lite viib lühivideod väiksema andmekuluga kaugemale

Prime Video võit sõltub sellest, mida vaataja telefonis leiab

Moovit ei juhi busse, kuid mõjutab seda, kuidas linnas liigume

Nädala valik: Microsoft 365 Copilot aitab tööga kiiremini alustada

---

Kui müün mitut asja korraga, on eraldi ridade kasutamine kasulikum kui ühe koondsumma kirjutamine. Nii saab klient aru, mille eest ta maksab, ja mina näen enne saatmist paremini, kas kogusumma tundub õige. See on üks praktiline harjumus, mis vähendab hilisemaid parandusi rohkem kui lihtsalt kiirelt numbri sisestamine.

Hinnapakkumise puhul soovitan kirjeldada ka töö ulatust. Pakkumine ei ole ainult number, vaid kokkuleppe alus. Kui hiljem tekib küsimus, kas mõni tegevus kuulus hinna sisse, aitab täpsem kirjeldus mõlemal poolel sama dokumenti vaadata. Rakendus teeb dokumendi loomise lihtsamaks, kuid sisulise selguse eest peab kasutaja ise vastutama.

Enne saatmist kontrollin dokumenti nagu klient

Minu arvates on kõige kasulikum töövõte teha enne jagamist lühike kontrollring. Vaatan üle kliendi nime, kuupäeva, kirjeldused, summad ja maksmisega seotud juhised. Samuti kontrollin, kas dokument on õige tüüpi. Kiire töövoo puhul on just see koht, kus tekivad kõige tavalisemad vead: vale klient, puuduolev teenuserida või hinnang, mis saadetakse kogemata lõpliku arvena.

Telefonis koostatud dokument võib tunduda valmis juba siis, kui vorm on täidetud. Tegelikult on eelvaade oluline, sest vormiväljad ja lõplik dokument ei pruugi silmale samamoodi mõjuda. Kui tekst on liiga pikk või kirjeldus ebamugavalt paigutatud, on parem see enne saatmist lühemaks ja selgemaks teha.

Minu soovitus on käsitleda eelvaadet viimase kvaliteedikontrollina, mitte lihtsalt ilusa kujunduse vaatamisena. See väike paus aitab vältida uut arvet, lisaselgitust või kliendile saadetud parandatud versiooni.

Kliendile üleandmine on eraldi samm

Kui dokument on valmis, tuleb see kliendini toimetada. Siin muutub oluline rakenduse praktiline roll: see ei ole ainult vorm, kuhu summa kirjutada, vaid vahend, mis aitab valmis dokumendi tööprotsessist välja anda. Mina eelistaksin saata arve kohe pärast töö lõppu, sest siis on teenus, summa ja vestlus veel värskelt meeles.

Kui klient ootab arvet e-posti teel, kasutan sama kanalit, mida temaga suhtlemisel juba kokku leppisime. Kui suhtlus käib sõnumirakenduses, tasub enne saatmist mõelda, kas dokument jääb seal hiljem leitavaks. Väikese töö puhul võib see olla mugav, kuid korduvate tellimuste korral on e-post või eraldi failikaust paremini jälgitav.

Siin tuleb mängu ka üleandmine teistele inimestele. Kui mina koostan arve, aga keegi teine tegeleb maksete jälgimisega, peab dokument olema piisavalt selge, et teine inimene ei vajaks iga rea kohta eraldi seletust. Rakendus aitab dokumendi vormistada, kuid meeskonnasisene töökorraldus peab olema endiselt paigas.

Mis juhtub pärast saatmist?

Rakendus on kõige tugevam enne saatmist ja saatmise hetkel. Pärast seda sõltub palju sellest, kuidas ma oma dokumente korraldan. Kui arve on oluline, salvestan selle enda töökorralduses sobiva nimega ning hoian kliendiga seotud kirjavahetuse alles. Ainult telefoni rakendusele lootmine ei ole hea mõte, kui dokumente koguneb palju või kui neid tuleb hiljem raamatupidajale edastada.

See on üks koht, kus lihtne lahendus erineb täiemahulisest raamatupidamistarkvarast. Suur süsteem võib pakkuda põhjalikumat ülevaadet laekumistest, perioodidest ja aruandlusest. Invoice Maker - Easy Invoice on pigem kiire dokumenditööriist. Kui vajad eelkõige arve väljastamist, on see eelis; kui vajad kogu ettevõtte finantsvoo juhtimist, muutub piirang üsna kiiresti nähtavaks.

Igapäevane näide: väike teenus pärast tööpäeva

Oletame, et teen kliendi juures väikese remonditöö. Töö lõpus lepime summa kokku, klient palub arvet ja mina ei ole enam kontoris. Avan rakenduse, valin arve koostamise, sisestan kliendi andmed, kirjutan töö kirjelduse ning kontrollin summat. Seejärel vaatan dokumendi üle ja annan selle kliendile kokkulepitud kanali kaudu.

Sellise stsenaariumi puhul säästab rakendus eelkõige vahepealseid samme. Ma ei pea kirjutama summat paberile, hiljem seda ümber tõstma ega ootama järgmise päevani, et dokument valmis teha. Klient saab arve samal ajal, kui töö on veel värskelt meeles, ja mina saan oma tööpäeva lõpetada teadmisega, et vajalik dokument on väljastatud.

Samas ei lahenda rakendus kõike. Kui klient soovib kohe maksta, pean jälgima makset eraldi. Kui töö muutub pärast arve saatmist, pean ise otsustama, kuidas parandatud dokumenti käsitleda. Seega on kiire loomine tugevus, kuid pärast saatmist vajab protsess rohkem kasutaja distsipliini.

Millal hinnang on parem kui arve?

Paljud väikeettevõtjad saadavad kliendile kohe arve, kuigi töö hind ei ole veel lõplikult kinnitatud. See võib hiljem tekitada segadust. Invoice Maker - Easy Invoice puhul on mõistlik kasutada hinnangut või pakkumist siis, kui klient peab enne otsustama või kui töö maht võib muutuda.

Minu jaoks on see eriti kasulik ebamäärase algusega tööde puhul. Näiteks kui klient kirjeldab probleemi, kuid lõplik lahendus selgub alles kohapeal, saan esmalt esitada hinnangu ja pärast tegelikku tööd koostada arve. Nii jäävad esialgne kokkulepe ja lõplik tasu eristatuks.

See töövoog ei ole ainult viisakam, vaid vähendab ka vaidlusi. Klient näeb, mida alguses arvestati, mina saan hiljem selgitada, milline osa muutus. Rakendus annab selleks dokumenditüübid, kuid hea tulemuse saavutamiseks peab kasutaja neid õiges etapis kasutama.

Kviitung sobib pärast tasumist

Kviitungi väärtus tuleb esile siis, kui raha on juba üle antud või makse on kinnitatud. Kui klient vajab tõendit, et tasumine on toimunud, on kviitung arvest selgem. See võib olla mugav kohapeal tehtud töö puhul, kus arve ja makse on peaaegu üks sündmus.

Siin tasub vältida automaatset harjumust saata alati sama dokument. Arve ütleb, mida tuleb maksta; kviitung kinnitab, et makse on vastu võetud. Nende segamini kasutamine muudab hilisema jälgimise raskemaks, eriti kui samal kliendil on mitu tellimust.

Väikese ettevõtte puhul võib selline eristus tunduda tühine, kuid just väikeste tööde kuhjumisel hakkavad ebatäpsed dokumendid probleeme tekitama. Rakendus on kasulik, kui ma kasutan selle eri võimalusi teadlikult, mitte ainult kõige esimest ettejuhtuvat vormi.

Kellele see rakendus sobib?

Pean seda heaks valikuks üksikettevõtjale, vabakutselisele, koduteenuse pakkujale ja inimesele, kes müüb aeg-ajalt oma oskusi. Kui arveid ei ole väga palju ning peamine vajadus on kiiresti professionaalse välimusega dokument koostada, ei pruugi keeruline ärisüsteem olla vajalik.

See sobib ka inimesele, kes liigub palju. Remonditehnik, fotograaf, konsultant või väike müüja võib vajada dokumenti just väljaspool kontorit. Androidi rakendus töötab seadmetes, mille minimaalne operatsioonisüsteem on Android 8.0, seega ei ole see suunatud ainult kõige uuemate telefonide kasutajatele.

Rakenduse arendajana kuvatakse Cards ning kasutamise alustamine ei nõua eraldi ostu, sest rakendus on tasuta. Samal ajal tuleb arvestada rakendusesiseste ostudega, mille hinnavahemik Play kaudu arveldamisel ulatub väiksemast summast kuni suurema paketini. Enne tasulise valiku kinnitamist soovitan vaadata, milline funktsioon või võimalus seda kulu õigustab.

Kellele tasub valida midagi muud?

Kui juhin mitme töötajaga ettevõtet, haldan suurt kliendibaasi või vajan regulaarset maksuarvestust, ei valiks ma seda ainsaks töövahendiks. Sellises olukorras on olulisem keskne andmebaas, kasutajaõigused, korduvate arvete haldus, laekumiste jälgimine ja raamatupidamisega ühendatud töövoog.

Samuti ei ole see minu esimene soovitus inimesele, kes tahab kõik dokumendid automaatselt ühte arvutisüsteemi koondada. Telefonis kiire arve loomine ja ettevõtte täielik finantsjuhtimine on kaks eri vajadust. Rakendus võib olla mugav esimese jaoks, kuid teise puhul tuleb appi võtta põhjalikum lahendus.

Võrreldes tavalise tekstiredaktoris tehtud arvega on rakenduse eelis struktuur ja kiirus. Tekstidokumendis tuleb vorm ise üles ehitada ning iga uus arve võib tekitada kopeerimisvigu. Võrreldes tabelarvutusega on rakendus vähem paindlik, kuid väikese tööotsa puhul ei pea ma valemeid ega vormindust haldama. Täiemahulise raamatupidamisprogrammiga võrreldes on see lihtsam, kuid ka vähem ulatuslik.

Millised väikesed töövõtted teevad kasutamise paremaks?

Esiteks soovitan luua endale kindla kirjeldamisviisi. Kui iga arve kasutab eri sõnastust, on hiljem keerulisem võrrelda tehtud töid ja kliendile selgitusi anda. Ühtlane vorm ei tähenda, et kõik arved peavad olema identsed; pigem võiksid teenuse nimi, kogus ja ühik olla alati samas loogikas.

Teiseks tasub enne tööle minekut läbi mõelda, millised kliendiandmed on telefonis kiiresti kättesaadavad. Kui hakkan neid alles kohapeal otsima, kaob osa rakenduse kiiruse eelisest. See on eriti oluline siis, kui teen arve kohe kliendi ees ja ei taha vestlust pikaks venitada.

Kolmandaks eraldan enda jaoks arve koostamise ja makse kontrollimise. Valmis dokument ei tähenda veel laekunud raha. Kui ma need kaks sündmust mõttes kokku sulatan, võib tasumata arve jääda liiga kauaks tähelepanuta. Rakendus aitab esimest sammu teha, kuid teine vajab eraldi jälgimist.

Neljas kasulik võte on hoida parandused läbipaistvana. Kui summa või töö kirjeldus muutub, ei saadaks ma lihtsalt uut dokumenti ilma selgituseta. Kliendile on parem kirjutada lühidalt, et uus versioon asendab eelmist, ning enda failides hoida samasugune loogika. Nii ei teki olukorda, kus mõlemad pooled vaatavad eri arveid.

Kasutusmugavus ja piirangud päriselus

Rakenduse lihtsus on ühtaegu selle tugevus ja piirang. Alustamine tundub loomulik, sest eesmärk on selge ja töövoog keskendub dokumentidele. Kuid mida rohkem erandeid minu töös tekib, seda rohkem pean rakenduse ümber ise protsessi looma.

Väikesel ekraanil kirjutamine võib olla ebamugav, kui arve sisaldab palju ridu või pikki tingimusi. Kiire ühe teenuse arve puhul seda peaaegu ei märka, kuid mitme erineva tööetapi puhul muutub arvuti mugavamaks. Samuti tasub enne kliendile saatmist kontrollida, kas kõik tekstid ja numbrid on lõplikus vaates loetavad.

Teine võimalik hõõrdumine tekib siis, kui arveid hakatakse koostama suuremas mahus. Üksikute dokumentide puhul on käsitsi sisestamine mõistlik. Kui sama info tuleb korduvalt uuesti kirjutada, muutub ajakulu märgatavamaks ja vajadus automatiseeritud süsteemi järele kasvab.

Usaldus ja rakenduse küpsus

Rakendus on saadaval alates 14. oktoobrist 2019 ning praegune versioon on 2.1.0. Minu jaoks annab see kasutajale vähemalt arusaama, et tegemist ei ole täiesti värske ideega, vaid rakendusega, millel on olnud aega oma põhifunktsioone kujundada.

Google Play nähtav kasutajate tagasiside on tugev: keskmine hinnang on 4,5 ning seda toetab umbes 1,9 tuhat hinnangut. Rakendust on paigaldatud üle 500 tuhande korra ja arvustusi on 336. Need näitajad ei asenda minu enda kontrolli, kuid aitavad mõista, et tegemist ei ole tundmatu nišitööriistaga.

Vanusepiirang PEGI 3 sobib rakenduse ärilise ja praktilise iseloomuga. See ei tähenda, et iga ettevõtja peaks seda automaatselt kasutama, vaid pigem seda, et rakenduse sisu ei ole suunatud täiskasvanutele mõeldud meelelahutusele ega sisalda kõrge vanusepiiranguga materjali.

Kas tasuta kasutamisest piisab?

Alustamiseks on rakendus tasuta, mis teeb selle proovimise lihtsaks. See on oluline eelis inimesele, kes tahab enne suurema töökorralduse muutmist vaadata, kas telefonis arvete koostamine sobib tema harjumustega.

Kui kasutus muutub regulaarseks, võivad rakendusesisesed ostud saada otsustavaks. Play kaudu arveldamisel jäävad hinnad vahemikku 0,99 eurost kuni 99,99 euroni. Mina ei vaataks ainult kõige odavamat võimalust, vaid hindaksin, kui palju arveid kuus teen ja kas tasuline valik vähendab päriselt minu käsitööd.

Kui koostan vaid mõne dokumendi kuus, võib tasuta alustamine olla täiesti piisav. Kui aga rakendus muutub minu peamiseks müügidokumentide tööriistaks, tasub enne ostu läbi mõelda ka varundamine, dokumentide säilitamine ja see, kas ettevõtte kasvades tuleb ikkagi eraldi süsteem kasutusele võtta.

Minu lõplik hinnang töövoo põhjal

Invoice Maker - Easy Invoice jättis mulle kõige parema mulje olukorras, kus vajadus on konkreetne: töö on tehtud, arve peab kiiresti valmis saama ja ma ei taha selleks avada suurt raamatupidamiskeskkonda. Arve, hinnangu ja kviitungi eristamine annab väikesele teenusepakkujale rohkem korda kui lihtsalt vaba tekstivälja kasutamine.

Ma soovitaksin seda sõbrale, kes töötab üksi ja vajab mobiilset viisi dokumentide koostamiseks. Eriti hästi sobib see juhuslikele või väikese mahuga tellimustele, kus kiirus ja lihtsus on tähtsamad kui ulatuslik automatiseerimine. Samuti on kasulik, et rakendus on tasuta alustatav ning töötab vähemalt Android 8.0 kasutavates seadmetes.

Ma ei soovitaks seda ainsa süsteemina ettevõttele, kus arveid liigub palju või kus müügidokumendid peavad olema tihedalt seotud raamatupidamise, varude ja laekumistega. Sellisel juhul on põhjalikum ärirakendus tõenäoliselt parem, isegi kui selle õppimine võtab kauem aega.

Kokkuvõttes on selle rakenduse mõte kõige selgem siis, kui vaadata kogu teekonda algusest lõpuni: klient vajab dokumenti, mina sisestan vajaliku info, kontrollin tulemuse üle, annan selle sobivas kanalis üle ja jälgin makset eraldi. Kui see töövoog vastab minu vajadustele, on kiire ja selge arve koostamine telefonis päriselt mugav. Kui vajadus kasvab dokumendist terve ettevõtte finantsjuhtimiseks, on aeg liikuda ulatuslikuma lahenduse juurde.